Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Когда внутри компании существует удобная организация документооборота, управления бизнес-процессами и эффективного взаимодействия между сотрудниками, компания работает продуктивнее. Это особенно важно для крупных корпораций с большим количеством отделов, множеством сотрудников и большой нагрузкой на документы. В цифровой эпохе все эти вопросы легко решаются с помощью специализированного программного обеспечения. Одним из наиболее популярных решений в этой области является Microsoft SharePoint. Задача заключается в том, чтобы выбрать подходящий продукт и использовать его наиболее результативно. В данной статье мы рассмотрим особенности работы с Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint Products and Technologies, или просто SharePoint, представляет собой коллекцию программ от корпорации Microsoft, решающих целый комплекс задач. Его главная задача – создание комфортной среды для взаимодействия сотрудников предприятия, хранение информации и управление рабочими процессами.

Основные программные продукты, входящие в состав SharePoint:

• Microsoft SharePoint Foundation, ранее известный как Windows SharePoint Services, является клиентской программой, которая обладает базовыми возможностями настройки работы внутри предприятия. Ведение документооборота, хранение, обработка и поиск информации, планирование задач, разработка веб-форумов для делового общения – все это возможно с помощью SharePoint Foundation. Для больших компаний есть расширенные версии программного обеспечения с улучшенным функционалом – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server является серверным приложением, встраивающим в себя возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платное ПО, представленное в версиях 2010 и 2013 гг. SharePoint Server имеет большое количество функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Некоторые разработчики используют SharePoint Foundation в отрыве от SharePoint Server, чтобы снизить стоимость решения. Но подобный портал скорее всего не будет полнофункциональным, поскольку SharePoint Foundation не предоставляет возможности, доступные в SharePoint Server, например, бизнес-аналитику, личный кабинет сотрудника и веб-формы.

Кроме основных программных продуктов, существуют и другие компоненты пакета Microsoft SharePoint, которые часто используются для разработки корпоративного ПО: Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – это HTML-редактор, используемый для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. Конструктор работает в визуальном режиме, поэтому пользователю не обязательно быть экспертом в HTML.
• Microsoft SharePoint Workspace является приложением, предоставляющим доступ к содержимому SharePoint в реальном времени. Пользователь может совершать операции с документами и данными практически из любой точки мира. Все обновления автоматически синхронизируются с рабочей областью SharePoint Workspace на устройстве.

Таким образом, Microsoft SharePoint – это платформа, которая позволяет создать интранет-сайт компании с широким функционалом и автоматизацией всех внутренних процессов, делая работу предприятия более продуктивной и удобной. Обычно под словом SharePoint подразумевают именно такой корпоративный портал.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Обратим внимание, что SharePoint не является непосредственно готовым решением, подходящим для любой компании. Процесс внедрения может растянуться на месяцы, так как его нужно приспосабливать под цели конкретной организации. Однако, SQL Server Development в своей статье подчеркивает, что это также является плюсом, поскольку в результате получится как раз то, что нужно компании. Но, очевидно, для малых компаний подобные задержки не всегда приемлемы.

Структура портала

Типовой структуры у MS SharePoint нет, так как она разрабатывается индивидуально в соответствии с требованиями и потребностями конкретной компании. В основном, портал состоит из главной страницы, которая является местом доступа к веб-узлам дочерних уровней. В структуре SharePoint есть особые элементы, которые позволяют сформировать и упорядочить содержимое портала именно так, как это нужно в данном случае.

• Сайты. В SharePoint пользователи могут самостоятельно создавать веб-узлы разных типов: сайты групп, которые содержат рабочую информацию для сотрудников разных подразделений (библиотеки данных, списки, форумы); вики-сайты, контент которых формируют и изменяют сами пользователи; блоги, где пользователи могут публиковать свои записи с возможностью комментирования; шаблоны приложений для решения популярных бизнес-задач, таких как контроль рекламной кампании; рабочие области, которые позволяют пользователям одной группы вместе работать над общим документом, планировать собрания, следить за их ходом и итогами.
• Область портала представляет собой страницу, на которой в виде списка представлена ступенчатая структура интранета. Портал может включать несколько таких областей, как одноуровневых, так и разного уровня.
• Библиотеки документов являются одним из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Библиотека представляет собой хранилище информации и размещается на веб-узле. Ее содержимое может включать, например, текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы. Доступ к документам имеют все участники группы, которой принадлежит данный сайт.
• Списки широко используются в SharePoint наряду с библиотеками и помещаются на сайтах групп. Они содержат все те данные, которые не относятся к категории документов: ссылки, контакты, задачи, события, извещения, календарь, опросы. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.

Это интересно

Работу со списками в SharePoint можно показать на примере модуля «Отслеживание вопросов». Он содержит поля: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности и срок. Все эти данные можно менять в процессе работы, а также добавлять заметки и примечания.

Веб-части. Эти особые компоненты структуры SharePoint выглядят как некие визуальные блоки, с помощью которых обычные пользователи могут управлять веб-страницами. Другими словами, для размещения и редактирования контента не обязательно владеть навыками программирования. Списки и библиотеки по своей сути тоже являются веб-частями.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Использование корпоративного портала MS SharePoint позволяет оптимизировать рабочие процессы, сократить время сотрудников и материальные ресурсы. Некоторые результаты, которые можно получить с помощью корпоративного портала SharePoint:

• Сотрудники получают возможность работать совместно. Быстрый обмен информацией, новостями, ссылками и другими ресурсами, а также оптимизация коммуникативных процессов способствуют этому.
• Организация удобного доступа к корпоративной информации. Сотрудникам не нужно тратить время, чтобы найти необходимый документ, таблицу с аналитическими данными, обучающие материалы, контакты нужных людей.
• Структура

  Одной из самых распространенных и востребованных платформ на рынке корпоративных портальных решений является MS SharePoint. Конечно, это объясняется не только узнаваемостью бренда Microsoft, но и значительными преимуществами данного продукта. Тем не менее, как и у любого другого продукта, есть и так называемые "слабые стороны", которые создают возможность конкуренции со стороны других производителей.

  Одними из главных плюсов MS SharePoint можно назвать:

  • высокое качество, присущее продуктам Microsoft;
  • эффективность в решении рабочих вопросов;
  • широкий функционал, включающий множество возможностей;
  • гибкость настройки и расширения, что позволяет индивидуализировать программу под потребности компании;
  • легкая интеграция с другими продуктами Microsoft.

  Но, как и у любого другого продукта, есть и некоторые минусы:

  • Большое количество функций делает данное портальное решение крайне "тяжелым" и сложным в использовании, что требует от пользователей и внедряющей компании соответствующих знаний и усилий;
  • Будучи продуктом Microsoft, SharePoint хорошо интегрируется с другим ПО данного разработчика, но не так хорошо совместим с софтом от других производителей;
  • Высокая стоимость лицензий и платных продуктов, а также сложность внедрения, делают MS SharePoint дорогостоящим решением;
  • Срок внедрения данного портального решения может достигать полугода и больше, в связи со сложностью программы.

  Именно по всем этим причинам MS SharePoint не является наилучшим выбором для компаний из сегмента малого бизнеса, а также для организаций, которые используют ПО от других производителей.

  Кроме того, руководитель, который внедряет подобные IT-продукты, не должен забывать о таких аспектах, как корпоративная культура и психологический климат в организации. Ведь лояльность и доверие сотрудников к компании существенны для успеха бизнеса, а они напрямую зависят от эффективности коммуникации в коллективе. В этом плане MS SharePoint, несмотря на свои главные преимущества, не является наилучшим решением. Так, в качестве инструмента для общения он уступает другим решениям, таким как корпоративные социальные сети.

  В целом, корпоративный портал на платформе MS SharePoint от Microsoft - это популярное и распространенное решение с широким функционалом и возможностью индивидуализации для компаний различного масштаба. Однако, учитывая все преимущества и ограничения использования данного продукта, важно достаточно серьезно подойти к принятию решения о его внедрении.

  Фото: freepik.com